19. ¿Qué condiciones debe cumplir el documento del formulario de inscripción “Memoria”?

Este documento es exigido obligatoriamente para completar el formulario de solicitud de inscripción en el Registro Público de Donatarias. Puede acompañar a la misma memoria antecedentes complementarios de ella que den cuenta de información adicional de las actividades de la entidad o que subsane observaciones realizadas por la Secretaría Técnica a la solicitud de inscripción en el Registro Público de Donatarias.

Los estándares generales conforme a los cuales se puede entender que la memoria cumple con ser un texto que aclare fielmente las actividades de la entidad y de información útil que permita caracterizarla apropiadamente, como referencia son los que se puede identificar en el modelo "Memoria y/o Balance y/o FECU SOCIAL", y aunque su formato específico no es obligatorio, sus estándares son los que se pueden considerar para distinguir a una memoria como tal versus un documento incompleto o que no caracterice a la entidad solicitante de inscripción. Por ello una memoria debe cumplir en la mayor medida con:

  • Identificación de la entidad

  • Domicilio

  • Alternativas de contacto

  • Sitio web o redes sociales (en caso de existir)

  • Objetivos

  • Principales actividades y proyectos: Breve descripción de las actividades que desarrolla la organización, detallada al nivel que cualquier lector pueda entender su quehacer, considerando que esta información estará disponible públicamente en el portal. Si se estima pertinente compartir mayores detalles, se sugiere incluirlos en un anexo. al final del documento principal. Recordar que sólo se puede cargar un archivo en la sección de Memoria.

  • Eventual: contenido que subsane observaciones o preguntas realizadas por la Secretaría Técnica; esto también puede presentarse como anexos o documentos complementarios a la memoria.

Para efectos de la franquicia del Título VIII bis específicamente, es necesario que la memoria y sus antecedentes complementarios den cuenta que la donataria:

i. Tiene como actividad efectiva principal la promoción de los fines por los cuales reciban los montos donados, en conformidad con el número 2 de la letra C) del artículo 46 A del Título VIII bis, en relación con la letra A) del artículo 46 A del referido cuerpo legal. Dicha actividad efectiva principal deberá corresponder intervalo de tiempo comprendido entre el primer día del año inmediatamente anterior y el día previo a la presentación del formulario de inscripción.

La actividad efectiva principal de la entidad será aquella que desarrolle de forma mayoritaria y notoria, considerando factores tales como cantidad de recursos destinados, frecuencia de eventos vinculados a su desarrollo, entre otros. No se podrán considerar actividades que sean accesorias, ocasionales o accidentales.

Cada uno de los fines del artículo 46 A, literal b) que la donataria indica promover, deben ser acreditados en cuanto a la efectividad de su promoción, siendo verificables y cuantificables

ii. Que la donataria es una entidad de beneficio público, en los términos establecidos en el número 3 de la letra C) del artículo 46 A del Título VIII bis.

Tanto la memoria anual como demás antecedentes complementarios que se presenten conforme a esta disposición, deberán dar cuenta de hechos concretos mediante los cuales consta la efectividad de la promoción de los fines declarados.

En caso de que la donataria se haya constituido hace menos de un año, no le será exigible la presentación de una memoria anual, no obstante, deberá presentar los antecedentes que acrediten lo exigido en los números i y ii, referidos a sus actividades realizadas entre el período intermedio entre su constitución y la presentación del formulario de inscripción.   

Podrán presentarse como antecedentes para cumplir con lo anterior: exhibición de sitio web de la donataria con evidencia de los proyectos desarrollados, imágenes, videos, informes, materiales producidos, documentos tributarios, entre otros que sirvan para efectuar dicha comprobación.

En caso que la actividad principal de la donataria sea la promoción de los fines a través de la transferencia de recursos a un tercero, deberá completar el documento "Declaración jurada de entidades que promueven fines por medio de transferir recursos a terceros".